Protecția datelor dumneavoastră
Această Politică explică cum HD Office S.R.L. („noi", „Voilo") procesează datele cu caracter personal ale utilizatorilor și contactelor lor în contextul aplicației Voilo și serviciilor noastre.
Important
Acest document este furnizat în scop informativ și nu constituie consiliere juridică. Pentru situații specifice companiei dumneavoastră, vă rugăm să validați acest text cu consilierul/avocatul dumneavoastră.
Cuprins
Navigați rapid la secțiunile care vă interesează
1. Cine suntem
Operator de date
HD Office SRL (Voilo)
Rolurile noastre
Pentru datele contului dumneavoastră, facturare, activitate în aplicație
Pentru datele pe care le procesați privind clienții și proiectele dumneavoastră
2. Ce date colectăm
Tipuri de date procesate conform utilizării Voilo
Date de identificare
Nume, prenume, funcție, denumire socială, CBE/TVA, adresă, e-mail, telefon
Date de cont
Identificator, limbă, roluri/autorizații, jurnale de conectare și activitate
Date operaționale
Proiecte, echipe, ore lucrate, pontaj, check-in/check-out, prezență în timp real
Date tranzacționale
Oferte, facturi, status deschidere, date/termene, plăți
Date de comunicare
Identificatori e-Factura ANAF, statusuri transmitere SPV, statusuri e-mail, dovezi de livrare
Date tehnice
Adresă IP, tip dispozitiv/browser, cookie-uri/tehnologii similare
Protecție sporită
Nu cerem și nu procesăm în mod conștient categorii speciale de date (date de sănătate, etc.) sau date de la minori. În mod implicit, nu colectăm coordonate GPS, decât dacă această funcționalitate este activată explicit.
3. Scopuri și baze legale
De ce și pe ce bază legală procesăm datele dumneavoastră
Furnizarea serviciilor Voilo
Crearea contului, managementul proiectelor, pontaj, oferte, facturare, rapoarte
Livrarea și dovada livrării facturilor
Suport & Securitate
Suport clienți, comunicări operaționale și securitate
Conformitate legală
Păstrarea documentelor fiscale și contabilitate
4. Destinatarii datelor
Cu cine împărtășim datele dumneavoastră, doar când este necesar
Furnizori IT
Hosting, cloud, e-mail, monitorizare, backup
ANAF (e-Factura / e-Transport)
Sistemul Spațiului Privat Virtual (SPV) pentru transmiterea obligatorie a facturilor electronice
Procesator de plăți (Stripe)
Pentru procesarea securizată a plăților cu cardul bancar
Autorități publice
Când legea o impune
Ce nu facem niciodată
Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră către terți.
5. Transferuri în afara UE/SEE
Protecția datelor dumneavoastră chiar și internațional
Principiu: Stocare în UE/SEE
În principiu, stocăm și procesăm datele în Uniunea Europeană și Spațiul Economic European.
Garanții adecvate
În cazul transferului către țări fără decizie de adecvare, aplicăm garanții adecvate:
7. Securitate
Măsuri tehnice și organizaționale de protecție
Criptare
Criptare în tranzit și în repaus pentru a proteja datele la fiecare etapă
Control acces
Control de acces bazat pe roluri pentru a limita accesul la datele sensibile
Monitorizare
Jurnalizare și alerte de securitate pentru detectarea activităților suspecte
Backup-uri
Backup-uri regulate și teste de recuperare pentru a asigura continuitatea
6. Păstrarea datelor
Perioade de păstrare conform tipului de date
Date de cont
Pentru dovadă/apărarea intereselor
Documente fiscale
Conform legislației fiscale aplicabile
Jurnale tehnice
Prelungibile în caz de investigație
Pontaj/prezență
Decât dacă cerința legală contrară
Marketing
A consimțământului sau opt-out
Ștergere securizată
La expirare, datele sunt șterse sau anonimizate în mod securizat, conform celor mai bune practici de securitate.
8. Drepturile dumneavoastră (art. 15–22 GDPR)
Aveți următoarele drepturi, în limitele legale
Acces
Acces la datele dumneavoastră
Rectificare
Rectificarea datelor inexacte
Ștergere
Ștergere („dreptul de a fi uitat")
Restricție
Restricționarea procesării
Portabilitate
Portabilitatea datelor
Opoziție
Opoziție la procesare
Retragere
Retragerea consimțământului
Decizie automatizată
Protecție împotriva deciziilor automatizate
Cum să vă exercitați drepturile
Pentru a vă exercita drepturile, scrieți-ne la gdpr@voilo.ro. Vom răspunde în termenele legale (maximum 30 de zile).
Dreptul la plângere
Aveți de asemenea dreptul să depuneți o plângere la autoritățile competente:
10. Minori
Protecție specială a datelor minorilor
Servicii nedestinate minorilor
Serviciile noastre nu se adresează minorilor. Nu colectăm în mod conștient date privind persoanele sub 18 ani.
11. Actualizări ale Politicii
Cum vă informăm despre schimbări
Evoluții posibile
Putem actualiza această Politică pentru a reflecta evoluții legale sau operaționale.
Modificări substanțiale
În cazul modificărilor substanțiale, vă vom notifica prin canalele adecvate (e-mail, notificare în aplicație, etc.).
Contact
Pentru orice întrebare, drept sau cerere privind protecția datelor
Echipa noastră de protecție a datelor vă va răspunde cât mai curând posibil